Як бути ввічливим у соціальних мережах?
Як вибрати канал комунікації?
Кращим рішенням буде спочатку написати, тому що в цифровому світі неочікуваний дзвінок телефоном часто прирівнюється до вторгнення в особистий простір. Люди в усьому світі визнають, що ненавидять говорити по телефону. Наприклад, у Великій Британії чверть власників смартфонів не дзвонять, вважаючи за краще листування.
Для першого контакту з незнайомою людиною кращим варіантом є електронна пошта. Лист дозволить вашому співрозмовникові зрозуміти, хто ви, пошукати необхідну інформацію в інтернеті і вибрати зручний час для відповіді. Виняток становлять випадки, коли людина сама вказує телефон або соцмережі як кращий спосіб зв'язку.
Новому партнеру відразу запропонуйте разом вибрати зручний канал для спілкування (месенджер, пошту, чат в соціальній мережі).
Звертатися в соціальні мережі до незнайомої людини з діловим питанням вважається не дуже коректним. Багато хто заводить соціальні мережі, щоб публікувати там дітей, кішок і кулінарні рецепти. Якщо ви напишете в такий особистий аккаунт, можете поставити його власника в незручне становище.
Якщо ви збираєтеся подзвонити людині, то про час дзвінка краще домовитися заздалегідь за допомогою електронного листа або повідомлення в месенджері, щоб людина могла спланувати свій час.
Коли писати і як швидко відповідати?
Базовий принцип досить простий: по робочих питаннях спілкуйтеся в робочий час. На відміну від телефонної розмови, листування не вимагає одночасної участі співрозмовників і дає більше свободи обом. Відповісти на лист або повідомлення можна тоді, коли буде можливість.
У багатьох оповіщення про новий лист або повідомлення висвічуються на екрані. Ваш лист в неробочий час зможе зіпсувати людині вечір. Потерпіть з відправкою до ранку.
За замовчуванням орієнтуйтеся на телефонний етикет: дзвінки та повідомлення до 09:00 і після 22:00 без особливої домовленості вважаються непристойними.
Намагайтеся відповідати на листи протягом доби - таку рекомендацію дають корпорації своїм співробітникам.
Якщо не можете оперативно відповісти на лист, повідомте, коли зможете. Немає нічого гіршого за зловісне мовчання. «Отримав листа. Зможу дати змістовну відповідь в середу», – пара фраз позбавить вашого співрозмовника від хвилювань і необхідності тривожити вас нагадуванням.
Які правила ділового листування не варто порушувати?
Листування поштою – основний канал ділового спілкування, який використовується у всьому світі. Навик ділової переписки - показник кваліфікації співробітника. І тут важливо не тільки дотримуватися мовного етикету і правильно вживати всі формули ввічливості, а й знати, як зробити переписку зручною для всіх учасників.
Назва пошти не повинна містити милих прізвиськ. Пошта, яку ви завели у восьмому класі, не підходить для ділового листування. В ідеалі адреса містить ім'я (або ініціали) та прізвище і розміщується на корпоративному домені.
Кожен лист має містити тему. Листи без неї часто летять в корзину невідкритими. Тема повинна бути конкретною і зрозумілою, щоб і вам, і співрозмовнику зручно було шукати лист в потоці вхідних.
Одна тема – одна гілка листування. Не створюйте нових ланцюжків, інакше ви заплутаєте себе і співрозмовника.
Поважайте кнопки «Відповісти» і «Відповісти всім». Друга знадобиться тільки, якщо ваша відповідь дійсно потрібна всім учасникам листування.
Підписуйте файли, коли пересилаєте їх і обов'язково в супровідному листі пояснюйте, що саме ви відправляєте. Файл «договір1» неможливо знайти на комп'ютері. Файл «Договір_поставка обладнання_Ромашка_2019» ніколи не загубиться.
Уникайте «незвичайних» звернень (на кшталт «Доброго дня вам»), витіюватих фраз і дублювання знаків пунктуації. Зловживання знаками оклику і питальними знаками говорить про емоційну нестабільність. Капслок сприймається як крик.
З обережністю ставитеся до смайлів, емоджі і кольорових шрифтів. Для виділення слів використовуйте жирний шрифт або курсив, але не фарбуйте лист всіма кольорами веселки.
Завжди перечитуйте текст перед відправкою. Важливо перевірити не тільки помилки, але й інтонацію. Письмова мова не передає всіх відтінків голосу, тому навіть невинна фраза може виглядати занадто різкою. Для цього уникайте наказового способу і використовуйте прийняті формули ввічливості («Будь ласка, відправ мені звіт», «Буду вдячний, якщо вишлеш інформацію сьогодні до 18:00», «Це завдання важливо виконати до 23 травня», «Чи зможете підготувати звіт до п'ятниці?»)
Кілька порад від експертів світу сучасних комунікацій:
Нове явище — аудіо- та відеоповідомлення. Проте експерти не радять використовувати їх у робочих листуваннях — часто може не бути часу й можливості для прослуховування впродовж робочого дня, або не вся інформація запам’ятається та збережеться. Текст завжди надійніший. Залиште відео та аудіо для особистих повідомлень близьким і друзям.
Обмінюючись контактами, надсилайте адресу своєї електронної пошти окремим повідомленням — так зручніше його копіювати в поштовий сервіс.
Не варто пересилати повідомлення у вигляді знімків екрана (скріншотів), якщо з них потрібно використати якусь інформацію, наприклад, контакти. Для вас це може бути трохи швидшим за виділення тексту та копіювання, але співрозмовнику завдасть клопоту.
Якщо робите розсилку на якусь базу контактів — додавайте їх у «приховану копію» листа — раптом отримувачі не хочуть обмінюватися своїми мейлами з іншими?
Не пишіть листи в дуже кепському настрої.
Пам’ятайте: деякі важливі, надміру радісні або погані новини людина заслуговує почути особисто, а не дізнатися з листа.
Світ і технології рухаються швидко, і все змінюється. Однак дещо точно залишається вічним — це Ввічливість. Якщо в онлайн-листуванні ми завжди зважатимемо, що по той бік екрана теж Людина, то й менше виникатиме непорозумінь і конфліктів